Kontormøbler – den offentlige innkjøpers mareritt?

Utfordringene står i kø for den som får ansvaret med å gjennomføre en større møbelanskaffelse eller lande en optimal rammeavtale for møbler til bruk i kontor, skole, barnehage eller helsebygg.

Kontraktmøbelbransjens mange tilbydere står også i kø for å få presentere sine produkter for det offentlige. De har alle et håp om å være med på og senere vinne en rettferdig konkurranse regulert av Lov om offentlige anskaffelser (LOA). Med regler som fremmer forutberegnelighet, åpenhet, konkurranse på like vilkår og nøytralitet burde det resultere i enkle og optimale anskaffelser, men slik er det ikke.

Confidon har medarbeidere med 30 års erfaring fra begge sider av forhandlingsbordet og har sett de fleste varianter av anskaffelse av kontormøbler. Manglende forståelse hos kjøper på hvordan kontraktmøbelbransjen fungerer skaper et dårlig utgangspunkt for en riktig konkurranse. Den aller største misforståelsen er at kjøper tror at alle tilbydere kan prise og levere alle produkter! Confidon opplever likevel ofte at kjøper blir påvirket til å tro dette av ulike rådgivere.

Realiteten er at hver forhandler (tilbyder) har salgsavtaler med kun 3-10% av de ca. 350 kontraktmøbelprodusentene som omsettes i Norge gjennom forhandlerleddet. Produsentene er selv med på å forme dette markedet der de enten velger å satse på mange forhandlere, noen få prioriterte forhandlere eller kun sin eneforhandler.

De siste 10 år har jakten på kundene og konkurransen tilspisset seg og blitt råere. Kontraktmøbelbransjen følger nå med på alle endringer i LOA og tilpasser seg raskt. Tilbyder går i dag igjennom nye anbud med lupe sammen med sine advokater for å sikre rettferdige og motiverende konkurranser. Ved tildeling gjør de det på nytt, men da er målet å lære mest mulig om kunde og konkurrenter for bruk i sin besvarelse av neste møbelutlysning på Doffin.

Møbelsalg til det offentlige vil alltid være attraktivt grunnet jevn, forutsigbar inntekt og konkurranser med ”hull” som alltid gir muligheter for gode marginer. Det som er mindre motiverende i denne salgsprosessen er et omtrentlig fraværende samspill mellom selger og kjøper som sitter i hvert sitt lokale med hver sin advokat. Annet som er med på å legge en demper på tilbyder sin salgsinnsats og kreativitet er bla. økende krav til dokumentasjon, ”uenighet” rundt miljø, destruktiv vekting, priskonkurranse fremfor møbelkonkurranse, fraværende eller anonym prøveoppstilling, nytenkning ved valg av strategi og vekting som virker mot sin hensikt, levering av helt andre produkter enn vinnere i konkurransen og lekkasje til tilbydere uten avtale.

I et marked med 350 møbelprodusenter og store forskjeller i pris, kvalitet, funksjonalitet og design blir konkurransegrunnlaget og møbelbeskrivelsen avgjørende for gjennomføringen av konkurransen og resultatet man ender opp med. En typisk utfordring er at en enkel beskrivelse gir lite føringer rundt kvalitetsnivå og dermed resulterer i en konkurranse der pris blir avgjørende, og man ender opp med produkter av en kvalitet man egentlig ikke ønsker. En annen utfordring med enkle beskrivelser er at produktene man blir tilbudt ikke er sammenlignbare eller de som ønskes. I et forsøk på å komme seg bort fra dette velger flere å benytte bilder av aktuelle produkter som en del av beskrivelsen. Dette oppleves av bransjen som favoriserende og ekskluderende da kun et fåtall vil være i stand til å kunne levere det aktuelle produkt. Selv om man tar med uttrykket ”eller tilsvarende” i tilknytning til bildet oppleves det førende og likt.

Nye regler ses alltid på med spenning av alle tilbydere som raskt tilstreber seg å bli spesialister på disse og utnytte dette til sin fordel. Innovative anskaffelser har dukket mer opp de siste par år og vil være positivt for nevnte samspill da det her oppfordres til tettere dialog for å lære. Når kjøperen har begrenset markedsekspertise og produktkunnskap blir utfordringen fortsatt å avklare om rådene man får i møte med bransjens ulike selgere faktisk er gode eller kun er preget av egen vinning.

En normal reise for en større møbelanskaffelse med eller uten rammeavtale ser slik ut:

1. Inspirasjon: Interiørgruppe ”på runde” (alene eller med interiørarkitekt/konsulent)
2. Demo: Prosjektleder låner inn interiørgruppens favorittprodukter for intern fremvisning og testing
3. Collage: En dokument utarbeides som inneholder ”valgte” møbler, anbefalt møbleringsplan, situasjonsskisser, farger/materialer på overflater med mer.
4. Ønskeliste: Mengdeoppstilling overleveres til innkjøper
5. Konkurransen: Dokumenter ut på Doffin og tilbud i retur
6. Valg og tildeling: Evaluering av tilbud og vekting/innstilling av møbler/møbelpakke
7. Møbelleveranser: Mini konkurranser

I en bransje der svært få møbler kan leveres av ”alle” og utvalget av produsenter og forhandlere er enormt, er det derfor uheldig å i praksis starte konkurransen med å velge produkt og produsent. En slik reise er ikke helt i tråd med intensjonen til LOA og gir innkjøper noen uløselige utfordringer som ofte ender med et negativt resultat. Dette kan være bla. innsyn, klager, nye runder, uønskede møbler med for lav kvalitet og kort levetid, feil vinner av konkurransen med mer.

Møbelbransjen har de siste år sett en økende trend hvor den offentlige leietaker overlater til sin gårdeier å utføre hele anskaffelsen av løst inventar på lik linje som med fast inventar. En slik anskaffelse er selvfølgelig enkel for leietaker, men skjer normalt helt uten konkurranse og det mange mener er godt på siden av LOA.

En annen trend er dynamiske anskaffelser som raskt kan bli noe annet enn enkelt for prosjektleder og innkjøper. Confidon ser det ikke usansynlig at kommuner i og rundt de store byene ender opp med 10 til 15 gode tilbydere som da skal inviteres med i en minikonkurranse på alle møbelforespørsler over kr. 100-200´. Den kommende 4 års perioden vil bli utfordrende og mindre forutsigbar for alle parter.

Confidon sin hovedoppgave er å bistå oppdragsgiver med nøytral og nødvendig markedsekspertise og produktkunnskap i prosjektanskaffelser, også gjerne ved inngåelse av rammeavtaler. Gjennom mer enn 10 år har ConfidonMetoden® hele veien blitt videreutviklet for å bistå offentlige innkjøpere med best mulig støtte i konkurranser. Selv om innholdet i en anskaffelse støttet av ConfidonMetoden® inneholder mange av de samme punktene i reisen beskrevet over, er likevel reisen helt annerledes. Vår metodikk sikrer at det blir en åpen konkurranse på like vilkår der ingen favoriseres eller ekskluderes, det er forutberegnelighet gjennom hele prosessen og gjør det enklere å heve både kvalitet og design. Dette er en reise hvor både kunden og bransjen er vinnere.

 

Noen offentlige kunder som har gjort reisen med ConfidonMetoden®:

Oslo Kommune UDE, Statnett, DIFI, Riksrevisjonen, Bærum kommune kulturarena, Norges Bank, Statens strålevern, Oslo kommune (UKE) og Norges Forskningsråd